Meta klantnummer

Inmiddels ben ik via mijn werkgevers bij verschillende opdrachtgevers gedetacheerd geweest. Tijdens een zo’n opdracht kwam ik er achter dat de collega’s bij Sales en Marketing al een paar jaar zaten te worstelen met een in hun ogen lastig probleem.

Wat is het probleem?
De opdrachtgever heeft een bestand met enkele miljoenen klanten. Van een groot aantal zakelijke klanten vermoedde men dat deze met meerdere klantnummers in het systeem waren opgenomen. Dat had verschillende historische oorzaken die er hier even niet toe doen. Wat wel een probleem was, was dat met name de klantenservice geen goed inzicht had in deze onderlinge relaties. De naam van een klant kan nét iets anders gespeld zijn: voor het systeem is “De BAAT” iets heel anders dan “De B.A.A.T.”. De informatie is verouderd: de klant heeft inmiddels een ander adres of KvK nummer.

Kortom, het is niet eenvoudig om te bepalen of twee klantnummers bij dezelfde klant horen. Een van de mogelijkheden die men al onderzocht had, was het inrichten van een speciaal systeem dat via een ingewikkelde procedure mogelijke relaties op een apart scherm kon tonen. Onnodig te zeggen dat dat een dure en niet echt werkbare oplossing was.

En de oplossing?
De oplossing die ik voor de hand vond liggen, was de invoering van een nieuw concept: “Meta klantnummer” (ofwel “MKN”). Aan ieder klantnummer wordt een “MKN”-nummer toegevoegd. Als twee klantnummers betrekking hebben op dezelfde klant, krijgen beide klantnummers hetzelfde “MKN”-nummer. Op deze manier is het tijdens het gebruik vrij snel en eenvoudig na te zoeken of er bij het huidige klantnummer nog andere klantnummers ‘horen’.

Het invoeren van het “Meta klantnummer” kostte ongeveer een half jaar. Een behoorlijke prestatie in een organisatie waar een gemiddeld project meer dan een jaar nodig heeft om gerealiseerd te worden. Bij de invoering werd een initiële scan uitgevoerd waarbij het gehele zakelijke klantenbestand geanalyseerd werd. Bij de invoering was het systeem dus al meteen bruikbaar. Daarnaast zijn er in andere systemen aanpassingen gedaan om bij het aanmaken van een nieuw klantnummer meteen ook te bekijken of deze misschien gerelateerd kan worden aan reeds bestaande klantnummers. Op deze manier blijft het systeem dus ook in de toekomst bruikbaar en waardevol.

Geplaatst in Projecten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *